Come si parte per selezionare i fornitori? Come faccio a sapere se sono validi e come faccio a non sembrare una “scappata di casa” ma una vera professionista?

L’inizio di ogni professione è la parte più complessa perché è un insieme di prime volte, nel nostro caso le relazioni con i fornitori sono parte essenziale di queste prime volte. E il nostro ruolo ci richiede di avere una certa credibilità per poter essere riconosciute come direttrici dei lavori.

La wedding planner crea una squadra di successo

Il primo passo che ti consiglio di fare è chiederti se tu fossi la sposa quali sono tutti i fornitori che sono necessari per organizzare il matrimonio, valutando ogni possibile alternativa: location, catering o ristorante, atelier da sposa e da sposo, fiorista, light designer, musicisti, dj.

Crea un elenco dettagliato, segna quali sono le possibilità e l’elenco delle voci che comprendono il team degli addetti ai lavori.

Prendi spunto dalle colleghe: quando vedi matrimoni che ti piacciono, approfondisci lo studio del portfolio. Nel sito, se è una persona professionale, è sempre riportato l’elenco dei partner che hanno contribuito a quel successo.

E se analizzi alcune foto, puoi capire grazie ad alcuni frame importanti quali sono i partner coinvolti in tutte le fasi dell’evento.

Come la wedding planner dovrebbe contattare i partner giusti

Ora il mio consiglio è di provare a mappare i fornitori della zona in cui vuoi operare: prepara per ognuno una scheda con la maggior parte delle informazioni che riesci a rintracciare, seguili sui social, studia il loro sito internet, quindi fissa appuntamenti conoscitivi per capire il loro target e i loro punti di forza. Sii sempre attenta a studiare i dettagli e a rispettare le regole che vuoi che in futuro loro rispettino con te: comunica via email se è il tuo canale preferenziale, conferma gli appuntamenti, presentati in orario e informati in anticipo con Google Street View sulla strada e le possibilità di parcheggio.

Cerca di incontrarli in momenti relativamente tranquilli, se possibile da ottobre ad aprile, mentre se preferisci comunque i mesi primaverili ed estivi prova a chiedere appuntamenti all’inizio della settimana.

Come capire quali sono i migliori fornitori di una wedding planner

Nel lavoro di wedding planner creare una squadra di lavoro è fondamentale: il mio metodo, che spesso mi porta ad alzare l’asticella del lavoro e non perdere originalità, è quello di creare ogni volta una squadra ad hoc per i clienti che ho di fronte, senza mai perdere il mio stile e il mio tocco distintivo.

Questo mi porta a non annoiarmi, perché cambio spesso partner di riferimento, e mi porta a continuare a fare talent scout in questo settore. In questo modo, anche i miei lavori sono sempre più differenti tra di loro, cuciti addosso agli sposi.

Per arrivare qui ho fatto molta ricerca, corso qualche rischio, imparato a fare inspiration shooting strategici e mi sono fidata del mio istinto e dell’empatia: certo, ho anche sottoposto dei questionari ad ogni fornitore per capire se il livello del servizio offerto fosse consono al mio standard, ma ci sono fornitori con cui le altre colleghe si troveranno benissimo e tu invece non no. Ed è normale. Perché devi trovare il feeling con i tuoi fornitori, perché nei giorni di pioggia scrosciante o di grosse tensioni, sarà la squadra che hai scelto a sostenerti e aiutarti ad arrivare alla meta e a portare a casa un matrimonio di successo.

Elisabetta, non hai mai avuto esperienze negative? Certo che sì. Fornitori con cui mi sono detta che non lavorerò mai più? Di nuovo, certo che sì, ma in quei momenti (durante l’evento) mi sono focalizzata sulla necessità di portare a casa il miglior risultato possibile. E, alla fine, è sempre andata al meglio possibile.

Com’è fatta la tua squadra di successo?

Nel programma della Elisabetta Bilei School è previsto un modulo proprio per lavorare insieme sui criteri di selezione dei fornitori di un matrimonio: in questo work in progress capiremo insieme quali sono i punti cardine per ogni tipo di wedding business e quali i campanelli d’allarme, ma anche quali domande sono fondamentali per te per instaurare una relazione di successo, che vada oltre il singolo matrimonio ma che ti permetta di guadagnare stima, fiducia e un passaparola davvero mirato e giusto per la tua professionalità.

Nella Elisabetta Bilei School scoprirai tutto il dietro le quinte di un matrimonio, quali sono i fornitore chiave per organizzare un evento di successo, in che ordine contattarli, quali informazioni possono semplificare il loro lavoro e come dimostrarti davvero utile in un’ottica di collaborazione reciproca. Sei pronta a darti da fare?